Responsabilités Principales:

• Assister le directeur dans la préparation des réunions opérationnelles.
• Assurer le suivi de différents dossiers à la demande du directeur et le tenir informé de leur évolution.
• Agir comme personne-ressource pour les demandes d'information et les candidats se présentant sur place.
• Transmettre les dossiers requis au département des ressources humaines (recrutement) et coordonner la logistique liée à l'accueil des nouveaux employés.
• Collaborer à la préparation des soumissions en fournissant la documentation administrative requise.
• Soutenir les employés dans l'utilisation des systèmes de gestion et des plateformes de formation, tout en assurant une communication efficace avec les différents départements.
• Contribuer à l'optimisation de l'agenda du directeur et à la priorisation des demandes en son absence ou à sa demande.
• Participer à la rédaction, à la révision et à la mise en forme de divers documents (rapports, présentations, comptes rendus, correspondance).
• Organiser des rencontres avec les employés et assurer la prise de notes lorsque requis.
• Coordonner la logistique des événements et activités internes.

Santé et Sécurité au Travail (SST)

• Agir à titre de personne-ressource en SST et promouvoir une culture de prévention auprès de l'ensemble des équipes.
• Assurer l'administration de la plateforme Enablon (SEMS), incluant la saisie des incidents et le suivi rigoureux des plans d'action.
• Participer aux enquêtes liées aux accidents et incidents et assurer le suivi des mesures correctives en collaboration avec la direction SST.
• Planifier, animer et documenter les réunions du comité SST, tout en maintenant les registres à jour.
• Veiller à la diffusion et à l'application des procédures de travail sécuritaires afin d'assurer la conformité aux normes en vigueur.
• Réaliser des inspections SST et effectuer des visites ponctuelles sur les différents chantiers et sites d'exploitation.
• Maintenir à jour la documentation SST et accomplir toutes autres tâches connexes reliées à la fonction.

Coordination Interne

• Développer et maintenir des relations professionnelles avec les coordonnateurs et les différents services.
• Recueillir auprès des intervenants les informations nécessaires aux opérations et aux décisions du directeur.
• Assurer un suivi régulier de l'avancement des projets et tenir le directeur informé des développements importants.
• Agir comme point de contact auprès des partenaires externes en l'absence du directeur.

Exigences et Compétences Recherchées:

• Expérience pertinente en soutien administratif, coordination opérationnelle ou assistance de direction.
• Expérience en santé et sécurité au travail (SST).
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Grand sens de la discrétion et de la confidentialité.
• Excellentes habiletés de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Maîtrise de la suite Google et des outils informatiques courants (un atout).
• Capacité à travailler de façon autonome tout en respectant les orientations et objectifs établis.
• Esprit d'initiative, autonomie et débrouillardise.
• Connaissance intermédiaire de l'anglais, à l'oral et à l'écrit (un atout).

Nous recherchons une personne organisée, proactive et polyvalente, capable de soutenir efficacement les opérations tout en contribuant activement aux initiatives de santé et sécurité. Le candidat idéal possède un excellent sens du service, une grande rigueur administrative et la capacité d'évoluer dans un environnement dynamique en constante évolution.

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